Maßnahmen im Vorfeld einer Kassen-Nachschau

Betroffene Betriebe sollten organisatorische Vorbereitungen für den Fall einer Kassen-Nachschau treffen und allgemeine Verhaltensregeln für die Mitarbeiter aufstellen. In einer Anweisung an das Personal kann der Unternehmer festlegen, wer Auskünfte erteilen und Unterlagen herausgeben darf. Es empfiehlt sich zudem, die Situation der Kassen-Nachschau bereits im Vorfeld mit dem Steuerberater zu besprechen, um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein.

Gemeinsam mit dem Steuerberater sollte der Unternehmer überlegen, ob für das Verfahren der ordnungsgemäßen Kassenführung eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation erstellt werden kann. Neben der Beschreibung der betrieblichen Organisation und Abläufe sollte eine Verfahrensdokumentation die Beschreibung sämtlicher kassenbezogener Datenverarbeitungsprozesse enthalten, die es den Prüfern ermöglicht, das Kassensystem zu verstehen und zu prüfen. Die Verfahrensdokumentation sollte die Zugriffs- und Benutzungsrechte aller Mitarbeiter, Regelungen zum Kassensturz, zur Kassenauszählung, zum Umgang mit Kassenfehlbeträgen sowie zur Führung des Kassenbuchs beinhalten. Auch besondere Vorkommnisse (z. B. Hausbons bei Verzehr durch Angestellte, Diebstahl von Ware oder Programmupdates eines elektronischen Kassensystems) können darin nachvollziehbar dokumentiert werden. Im Rahmen einer Kassen-Nachschau kann die Verfahrensdokumentation dann gemeinsam mit etwaigen weiteren Organisationsunterlagen (z. B. Bedienungsanleitungen der Kasse) vorgezeigt werden.

Wichtig ist zudem, dass die – in der Verfahrensdokumentation dargestellte – ordnungsgemäße Kassenführung auch tatsächlich gelebt wird. Die Unternehmer sollten darauf achten, dass die Kassenbücher und die Kassenberichte der offenen Ladenkasse täglich geführt werden. Unabhängig von der Frage, ob eine elektronische Registrierkasse, eine PC-Kasse oder eine offene Ladenkasse verwendet wird, muss die Kassensturzfähigkeit jederzeit gewährleistet sein. Ein Kassensturz sollte zu Kontrollzwecken daher regelmäßig vom Unternehmer selbst durchgeführt werden. So kann er beispielsweise sicherstellen, dass der Storno nicht in den Berichten unterdrückt wird und dass das Journal oder der Z-Bericht alle über die Kasse gebuchten Einnahmen enthalten.

Maßnahmen während einer Kassen-Nachschau

In der Regel erscheinen die Prüfer des Finanzamts zunächst anonym, um sich einen ersten Eindruck über die Kassenführung und die Nutzung der Kassenaufzeichnungssysteme zu verschaffen. Häufig werden auch Testkäufe gemacht.

Bei der eigentlichen Kassen-Nachschau betreten die Prüfer zumeist zu den üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten unangekündigt die Geschäftsräume des Unternehmens. Hier zahlt sich die gezielte Vorbereitung auf die Prüfungssituation aus. Der Unternehmer sollte seine Rechte und Mitwirkungspflichten kennen, alle Organisationsunterlagen der Kasse in den Geschäftsräumen bereithalten und eine kooperative Vorgehensweise anstreben. Den Prüfern muss Zugang zum Kassensystem gewährt werden. Sie haben umfangreiche Prüfungsrechte und können Auskünfte zu den der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalten verlangen. Die Geschäftsräume dürfen sie hingegen nicht durchsuchen.

Die Prüfer sind verpflichtet, sich gegenüber dem Geschäftsinhaber oder dem kassenbedienenden Personal auszuweisen. Die Mitarbeiter sollten den Dienstausweis auf Echtheit prüfen und sich bei Zweifeln den Personalausweis des Prüfers zeigen lassen. Mit den persönlichen Daten kann dann eine telefonische Rückversicherung beim zuständigen Finanzamt eingeholt werden.

Außerdem empfiehlt es sich, schnellstmöglich seinen Steuerberater zu kontaktieren, damit dieser die Nachschau begleiten und auf die ordnungsgemäße Durchführung achten kann. Die Finanzbeamten sind jedoch nicht verpflichtet, auf das Eintreffen des Steuerberaters zu warten.

Fazit

Die Kassen-Nachschau stellt ein starkes Instrument der Finanzverwaltung dar und kann zu unangenehmen Situationen für die betroffenen Unternehmen führen. Eine gute Vorbereitung ist das A und O, um die Prüfung reibungslos zu überstehen. Es empfiehlt sich, alle Details und Anforderungen bereits vorab mit dem Steuerberater zu besprechen und zu planen.

(Auszug aus einer Information der Steuerberaterkammer Niedersachsen